公司做好档案管理工作，首先，必须建立科学完善的企业档案管理系统，明确规则，完善管理办法，强化监督管理。

第一节 档案范围系统

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类及编号系统

1.档案按其内容及关联部门可分为六大类：

（1）行政类。

（2）财务类。

（3）人事类。

（4）业务类。

（5）工程类。

（6）拓展类。

2.机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度。

3.档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

4.归档后须填写《档案管理登记表》。

第三节 机要档案系统

1.机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

2.划分标准：

绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在 100万元以上的重大合同。

机密档案包括：

（1）财务资料；

（2）公司重要会议纪要；

（3）公司经营情况；

（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；

（5）技术资料；

（6）金额在10万-100万元的合同。

秘密档案包括：

（1）重要项目资料；

（2）项目合同协议。

第四节 档案装订系统

1.以左方装订为原则，右上角标明档案号。

2.文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

第五节 保存期限系统

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

1.永久保存：公司章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划；公司年度经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权及其他债权凭证；人事资料；大型活动图片、音像资料；其他核定须永久保存的文书。

2.十五年保存：会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书。 (其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行 )

3.五年保存：期满或解除的合同协议；完结后的项目方案；其他经核定须保存五年的文书。

4.一年保存：部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告； 完结后无长期保存必要文书。

5.公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

第六节 部门保管系统

1.财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

2.人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

3.股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

4.其他档案均由总经办指派专人保管。

第七节 档案移交系统

1.公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

2.公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

3.合同协议应在签订之日移交总经办。

4.财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

5.其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

6.档案移交须填写《档案移交清册》。

7.《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。

第八节 档案调阅系统

1.因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。

2.行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。 （保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

3.档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

4.调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

5.《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

6.档案借阅时间最长不超过 8个工作时。

7.如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

第九节 档案销毁系统

1.超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

2.需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

3.部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

4.销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。

5.档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

6.《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

第十节 相关系统

1.档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

2.所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

3.所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

4.本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

5.以上表格均由总经办统一编号。

6.各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。